Die jährliche Nebenkostenabrechnung gehört zu den Pflichten eines Vermieters, sobald der Mieter monatliche Vorauszahlungen für Betriebskosten leistet. Laut § 556 BGB bist du als Vermieter dazu verpflichtet, diese Abrechnung fristgerecht zu erstellen. Da es bei den Abrechnungen immer wieder zu Unstimmigkeiten kommen kann, solltest du unbedingt die gesetzlichen Regelungen kennen und umsetzen. Welche Nebenkosten du auf den Mieter umlegen kannst, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). In diesem Artikel erfährst du, wie du die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellst und Streitigkeiten vermeidest.
Hinweis: Nebenkosten und Betriebskosten werden umgangssprachlich als Synonym verwendet. Nebenkosten umfassen neben den Betriebskosten auch weitere Posten wie Heizkosten. Betriebskosten hingegen beziehen sich strikt auf die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelten Kostenarten.
1. Nebenkosten umlegen – Angaben im Mietvertrag
Ursprünglich wurde im Mietrecht davon ausgegangen, dass Nebenkosten bereits in der Bruttomiete enthalten sind und daher nicht separat abgerechnet werden müssen. Ohne eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag sind diese Kosten somit durch die Bruttomiete abgedeckt. In der Praxis ist es daher für Vermieter wichtig, im Mietvertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu verweisen. Alternativ kannst du eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Kostenarten im Vertrag aufführen. Achte hierbei jedoch darauf, keine Posten zu vergessen, da nachträgliche Änderungen nur mit Zustimmung aller Mietparteien vorgenommen werden können. Liegt dieses Einverständnis nicht vor, musst du die betreffenden Kosten selbst tragen.
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert Betriebskosten als Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks laufend entstehen. Dazu zählen:
Grundsteuer
Wasserversorgung, Entwässerung und Warmwasserversorgung
Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizungsanlagen
Aufzüge
Müllbeseitigung, Straßen und Gebäudereinigung
Gartenpflege
Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hausmeister
Gemeinschaftliche Antennenanlage oder Verteilanlage für ein Breitbandnetz
Wäschepflege-Einrichtungen
Darüber hinaus gibt es unter Punkt 17 der BetrKV die „sonstigen Betriebskosten“. Diese umfassen alle umlagefähigen Kosten, die nicht durch die vorherigen Positionen abgedeckt sind, wie beispielsweise die Wartung von Feuerlöschern und Rauchmeldern oder das Reinigen der Dachrinne.
Sofern du als Vermieter diese sonstigen Betriebskosten auf deinen Vermieter umlegen möchtest, bedarf es in jedem Fall einer expliziten Auflistung dieser einzelnen Kostenarten. Denn nur die Positionen, die auch im Mietvertrag aufgeführt sind, dürfen umgelegt werden.
Aber: Als Vermieter kannst du nicht alle im Zusammenhang mit der Immobilie entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen. Bestimmte Kosten musst du selbst tragen, insbesondere Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.
Vermietest du eine Eigentumswohnung in einem Mehrfamilienhaus, zahlst du in der Regel ein Hausgeld. Dieses umfasst sowohl die Betriebskosten als auch Rücklagen für Instandhaltungen. Während du die Betriebskosten, die über das Hausgeld abgerechnet werden, auf den Mieter umlegen kannst, müssen Rücklagen und Verwaltungskosten von dir selbst getragen werden.
2. Wichtige Fristen und Zeiträume für die Nebenkostenabrechnung
Abrechnungsfrist: Die Abrechnungsperiode für Nebenkosten darf laut § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB maximal zwölf Monate betragen. Üblicherweise wird dafür das Kalenderjahr genutzt, das von Anfang Januar bis Ende Dezember reicht. Es ist jedoch auch möglich, vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperioden zu wählen, solange die 12-Monats-Frist eingehalten wird. Diese Flexibilität ist insbesondere bei einem unterjährigen Mieterwechsel praktisch, wobei der alte Mieter jedoch keinen Anspruch darauf hat, dass die Abrechnung vor dem Ende des Abrechnungszeitraums erstellt wird.
Widerspruchsfrist des Mieters: Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen (§ 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB). Wichtig dabei ist, dass der Mieter nur dann an diese Frist gebunden ist, wenn die Nebenkostenabrechnung formell korrekt zugestellt wurde. Das bedeutet, dass die Abrechnung vollständig, fehlerfrei und nachvollziehbar sein muss. Ist dies nicht der Fall, kann der Mieter auch nach Ablauf der Frist noch Widerspruch einlegen.
Zahlungsfrist für Forderungen: Die Zahlungsfrist für Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung sowie die Auszahlung von Guthaben richten sich in erster Linie nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Wenn keine spezifische Regelung im Mietvertrag enthalten ist, muss der Mieter innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung zahlen (§ 286 Absatz 3 BGB). Wichtig ist, dass du in der Abrechnung die 30-Tage-Frist ausdrücklich erwähnst. Falls dies nicht der Fall ist, gerät der Mieter erst nach einer Mahnung in Verzug.
3. Vorlagen und Muster – Nebenkostenabrechnung einfach erstellen
Die Nebenkostenabrechnung sollte die Gesamtkosten des Gebäudes möglichst verursachungsgerecht auf die Mieter verteilen. Dies erfolgt in der Regel nach einem Verteilerschlüssel, der oft auf der Wohnfläche, der Anzahl der Personen oder dem tatsächlichen Verbrauch basiert. Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung solltest du darauf achten, dass die Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Folgende Mindestangaben sollten enthalten sein:
Abrechnungszeitraum und Datum der Erstellung: Der Abrechnungszeitraum darf maximal zwölf Monate betragen. Das Datum der Erstellung zeigt, wann die Abrechnung erstellt wurde, und hilft, die Einhaltung der gesetzlichen Fristen zu überprüfen.
Angabe der abzurechnenden Mieteinheit: Die genaue Bezeichnung der Wohnung oder des Mietobjekts, für das die Abrechnung erstellt wird, muss klar angegeben sein. Dies verhindert Verwechslungen und sorgt für Transparenz.
Angaben zum Vermieter oder Verwalter als Aussteller: Der Name und die Kontaktdaten des Vermieters oder der Hausverwaltung sollten in der Abrechnung vermerkt sein, um eine klare Zuordnung zu ermöglichen.
Gesamtkosten: Alle Kosten, die auf die Mieter umgelegt werden sollen, müssen übersichtlich und vollständig aufgeführt sein. Dies umfasst sämtliche Betriebskosten wie Heizkosten, Wassergebühren, Müllabfuhr und andere umlagefähige Posten.
Erläuterung des Verteilerschlüssels: Der verwendete Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch) muss angegeben und erläutert werden, damit der Mieter nachvollziehen kann, wie die Kosten verteilt wurden.
Berechnung des Anteils des Mieters: Auf Basis des Verteilerschlüssels wird der individuelle Kostenanteil des Mieters berechnet. Diese Berechnung sollte transparent und nachvollziehbar dargestellt werden.
Abzug der Vorauszahlungen: Von dem errechneten Kostenanteil des Mieters werden die bereits geleisteten Vorauszahlungen abgezogen. Der daraus resultierende Saldo zeigt, ob der Mieter nachzahlen muss oder ein Guthaben hat.
Für Vermieter, die eine unkomplizierte und effiziente Lösung zur Erstellung ihrer Nebenkostenabrechnung suchen, bietet sich die Nutzung der immoANALYSIS Vorlage zur Nebenkostenabrechnung an.
Mit der benutzerfreundlichen Excel- und Word-Vorlage kannst du als Vermieter schnell und effizient eine Nebenkostenabrechnung für deine vermietete Wohnung erstellen:
Schritt: Nebenkostenabrechnung in der Excel-Tabelle erstellen
Schritt: Nebenkostenabrechnung in das Anschreiben kopieren
Schritt: Anschreiben hinsichtlich Absender und Empfänger anpassen
Die Vorlage ermöglicht eine einfache Berechnung der verschiedenen Kostenblöcke und bietet anpassbare Verteilerschlüssel. Zudem kannst du mit der Word-Vorlage professionelle Begleitschreiben erstellen, um die Abrechnung für deine Mieter transparent zu machen. Nach dem Download ist die Vorlage sofort verfügbar und lässt sich individuell anpassen.
Fazit
Als Vermieter musst du nicht nur eine inhaltlich und formal korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen, sondern auch bestimmte Fristen einhalten.
Die wichtigsten Fristen betreffen die Abrechnungs- und Erstellungszeiträume, die jeweils maximal 12 Monate betragen dürfen. Ebenso hat der Mieter ab Erhalt einer formell korrekten Nebenkostenabrechnung 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen.
Comments