Bei den meisten Mietverträgen leistet der Mieter eine monatliche Vorauszahlung, um die anfallenden Nebenkosten der Wohnung zu decken. Der Vermieter erhält so regelmäßig einen festen Betrag und ist im Gegenzug verpflichtet, nach Ablauf eines Jahres eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. In dieser werden die tatsächlichen Kosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt.
In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Fristen und erläutern, welche Folgen es hat, wenn diese nicht eingehalten werden.
Hinweis: Nebenkosten und Betriebskosten werden umgangssprachlich als Synonym verwendet. Nebenkosten umfassen neben den Betriebskosten auch weitere Posten wie Heizkosten. Betriebskosten hingegen beziehen sich strikt auf die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelten Kostenarten.
1. Abrechnungsfrist für den Vermieter
Die Nebenkostenabrechnung wird stets für einen Zeitraum von zwölf Monaten erstellt. Der Abrechnungszeitraum muss jedoch nicht zwangsläufig mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Es ist auch möglich, einen Abrechnungszeitraum zu wählen, der beispielsweise vom 1. April bis zum 31. März des Folgejahres reicht.
Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter dann ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu erstellen. Das bedeutet: Für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024 muss die Abrechnung spätestens bis zum 31. März 2025 beim Mieter eingegangen sein.
Versäumt der Vermieter diese Frist, verliert er das Recht, Nachforderungen an den Mieter zu stellen. Das bedeutet, der Mieter ist nicht mehr verpflichtet, offene Nachzahlungen zu leisten. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Vermieter die Verzögerung nicht zu verantworten hat – etwa, weil er wichtige Informationen von Dritten, wie beispielsweise dem Energieversorger, nicht rechtzeitig erhalten hat. Sollte die Nebenkostenabrechnung hingegen eine Rückzahlung zugunsten des Mieters ausweisen, kann dieser seinen Anspruch auch nach Ablauf der Frist weiterhin geltend machen.
2. Frist für Nachzahlungen
Ergibt die Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung, hat der Mieter in der Regel 30 Tage Zeit, den ausstehenden Betrag zu begleichen. Diese Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem der Mieter die Abrechnung erhält. Wichtig ist, dass die 30-Tage-Frist in der Abrechnung ausdrücklich genannt wird. Fehlt dieser Hinweis, tritt der Mieter erst nach Erhalt einer Mahnung in Verzug.
Wichtig: Sollte die Nebenkostenabrechnung gravierende Fehler aufweisen, wie z. B. falsche Umlageschlüssel oder unberechtigte Posten, hat der Mieter das Recht, die Nachzahlung zu verweigern, bis die Fehler behoben sind. Eine korrekte und nachvollziehbare Abrechnung liegt also im Interesse beider Parteien.
3. Frist für die Rückzahlung des Guthabens
Hat der Mieter laut Nebenkostenabrechnung mehr bezahlt, als er während des Abrechnungszeitraums in Wahrheit verbraucht hat, steht ihm eine Rückzahlung des Guthabens durch den Vermieter zu. Diese Rückzahlung sollte in der Regel zeitnah erfolgen. Es ist jedoch auch möglich, im Mietvertrag einen festen Zeitpunkt für die Rückerstattung zu vereinbaren.
Verzögert sich die Rückzahlung, gerät der Vermieter nach Ablauf von 30 Tagen, nachdem die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingegangen ist, automatisch in Verzug. Der Mieter kann dann eine Mahnung aussprechen und den Vermieter auffordern, die Rückzahlung innerhalb einer angemessenen Frist zu leisten. Sollte der Vermieter auch diese Frist verstreichen lassen, hat der Mieter das Recht, die Vorauszahlungen für die laufenden Nebenkosten zurückzuhalten. Bleibt die Rückzahlung weiterhin aus, kann der Mieter beim Amtsgericht Klage auf Auszahlung erheben.
4. Widerspruchsfrist für den Mieter
Mieter haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Einspruch zu erheben, wenn sie Unstimmigkeiten feststellen. Die Widerspruchsfrist beträgt zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Widerspruch in der Regel nicht mehr möglich.
5. Verjährungsfrist von Forderungen
Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach drei Jahren. Sowohl Nachforderungen des Vermieters als auch Rückerstattungsansprüche des Mieters können nach Ablauf dieser Frist nicht mehr geltend gemacht werden.
Die Frist beginnt nicht mit der Zustellung der Nebenkostenabrechnung, sondern erst mit dem Schluss des Jahres („Silvesterverjährung“), in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB).
Das bedeutet: Wenn die Abrechnung für das Jahr 2023 dem Mieter im Jahr 2024 zugestellt wird, so beginnt die Frist Ende 2024. Nachforderungen oder Guthabenansprüche verjähren dementsprechend Ende 2027.
6. Sonderfall: Fristen bei Mieterwechsel
Wenn ein Mieter während des Abrechnungszeitraums auszieht, bleibt der Vermieter dennoch verpflichtet, ihm eine Nebenkostenabrechnung für die Dauer des Mietverhältnisses zuzustellen. In der Praxis wird die Abrechnung für den ehemaligen Mieter dann häufig mit der des Nachmieters zusammen erstellt. Hier gelten dieselben Fristen wie bei einem durchgehenden Mietverhältnis.
Fazit
Die Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung stellt private Vermieter häufig vor Herausforderungen – insbesondere, wenn es um die Einhaltung von Fristen und die präzise Erfassung aller Kostenposten geht. In einem weiteren Artikel erklären wir daher ausführlich, worauf bei der Erstellung zu achten ist. Diesen findest du hier.
Um die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung weiter zu vereinfachen, empfehlen wir dir unsere Excel-Vorlage für Nebenkostenabrechnungen. Mit dieser Vorlage sparst du nicht nur Zeit, sondern erhältst auch eine übersichtliche und transparente Abrechnung.
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